Esta nova obrigatoriedade surge no âmbito da Norma Europeia sobre faturação eletrónica (Diretiva Europeia 2014/55/EU) que foi aplicada à legislação nacional, através do artigo 299.º-B do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, que veio regulamentar e uniformizar a utilização da faturação eletrónica no âmbito dos contratos com a Administração Pública.Esta medida vem implementar uma norma europeia comum a todos os Estados-Membros em matéria de Intercâmbio Eletrónico de Dados, eliminando as barreiras às trocas comerciais que têm surgido devido à existência de vários requisitos legais e normas técnicas distintas entre os diferentes Estados, no que respeita à faturação eletrónica.

A nova obrigatoriedade legal que os fornecedores do Estado terão de cumprir não irá implicar qualquer alteração às soluções de gestão PRIMAVERA, pois há vários anos que as mesmas já estão preparadas para a utilização da faturação eletrónica, em conformidade com as regras que entrarão em vigor em 2019.

Se é fornecedor do Estado e gere o seu negócio com as soluções PRIMAVERA, temos disponíveis as ferramentas de que necessita para cumprir a legislação. Aliás, esse é sempre o nosso compromisso – auxiliar as empresas no cumprimento simples, atempado e contínuo das suas obrigações fiscais.

O QUE É UMA FATURA ELETRÓNICA?

De acordo com a Diretiva Europeia 2014/55/EU, a fatura eletrónica "é um documento que foi emitido, transmitido ou recebido num formato eletrónico estruturado e que possibilita o seu processamento automático e eletrónico”.

Na prática, uma fatura eletrónica é um documento idêntico à tradicional fatura em papel, que mantém um valor legal idêntico, porém, o seu tratamento decorre exclusivamente em formato digital: a emissão, envio, receção e arquivo das faturas decorre unicamente por via eletrónica.

QUAIS OS FORMATOS VÁLIDOS PARA PROCESSAMENTO DE FATURAS ELETRÓNICAS?

Os dados de uma fatura eletrónica deverão ser apresentados num formato que possa ser transmitido diretamente entre o emissor e o destinatário e processado de forma automática, embora o emissor de uma fatura eletrónica deva continuar a ter a possibilidade de garantir a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo da fatura através de diversos meios, incluindo a assinatura eletrónica, de modo a assegurar a sua conformidade com a Diretiva 2006/112/CE.

A QUEM SE APLICA ESTA DIRETIVA?

Todas as Entidades Públicas e empresas que estejam abrangidas pelo Código dos Contratos Públicos terão que respeitar esta diretiva. Fornecedores e entidades da Administração Pública devem emitir, transmitir e receber faturas exclusivamente por via eletrónica.

QUE CONTRATOS FICAM ISENTOS DESTA OBRIGATORIEDADE?

A presente diretiva não é aplicável aos contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança.

QUE ELEMENTOS DEVEM CONSTAR DA FATURA ELETRÓNICA?

A diretiva define um conjunto de componentes essenciais de informação que têm de constar de uma fatura eletrónica a fim de permitir a interoperabilidade transfronteiriça, incluindo as informações necessárias para assegurar a conformidade legal. Para que as faturas eletrónicas emitidas pela sua empresa estejam em total conformidade com a diretiva europeia, deverão conter os seguintes elementos:

• Elementos identificadores do processo e da fatura
• Período de faturação
• Informações sobre o vendedor
• Informações sobre o comprador
• Informações sobre o beneficiário
• Informações sobre o representante fiscal do vendedor
• Referência do contrato
• Condições de entrega
• Instruções de pagamento
• Informações sobre ajustamentos ou encargos
• Informações sobre as rubricas da fatura
• Totais da fatura
• Discriminação do IVA

QUANDO ENTRA EM VIGOR A NOVA DIRETIVA?

1 de janeiro de 2019 - A partir do próximo ano, o modelo de fatura eletrónica terá de ser igual em toda a UE. O Código de Contratos Públicos (Decreto-Lei n.º 111-B/2017) estipula que a transposição da Norma Europeia sobre faturação eletrónica para a legislação nacional entre em vigor a partir do dia 1 de janeiro de 2019, findo o período de transição (31 de dezembro de 2018).

A FATURA ELETRÓNICA VIOLA AS NORMAS DE PROTEÇÃO DE DADOS DA EU?

A presente diretiva não afeta o direito da União, nem o direito nacional, aplicáveis em matéria de proteção de dados, na medida em que os dados pessoais obtidos para os efeitos de faturação eletrónica sejam usados exclusivamente para esse fim ou para fins compatíveis com este, não colidindo com o princípio da proteção da privacidade.

A FATURA ELETRÓNICA TRAZ BENEFÍCIOS PARA A MINHA EMPRESA?

Apesar da fatura eletrónica ter o mesmo valor legal que a fatura tradicional, do ponto de vista administrativo ela traz inúmeras vantagens para as empresas, pois o tratamento eletrónico representa uma agilização dos processos empresariais sem precedentes.

O processo de faturação tradicional envolve uma elevada carga de trabalho manual. A faturação eletrónica surge, assim, como uma obrigação legal no fornecimento de bens e serviços às entidades públicas europeias, que representa um impulso à modernização tecnológica da Administração Pública e uma oportunidade de agilizar a faturação e reduzir custos inerentes a este processo.

É ESSENCIAL PARA A MINHA EMPRESA SABER AS ESPECIFICAÇÕES DESTA NORMA?

Não. O essencial é garantir que o envio eletrónico de faturas de acordo com a legislação vigente. O seu sistema de gestão deverá assegurar de forma automática o cumprimento destas regras.